Narzędzia diagnozy

Informacje uzyskane od współpracowników mają istotny wkład w dalszy rozwój kompetencji zawodowych i pracę nad zwiększeniem efektywności swoich działań w wykonywaniu swoich codziennych obowiązków zawodowych.

Korzyści z przeprowadzenia oceny 360 dla menedżerów dla Organizacji i Uczestników:

• Uczestnicy otrzymują konstruktywną i bezpośrednią informację zwrotną od wielu osób, którą trudno byłoby zebrać w jakikolwiek inny sposób.
• Urealniają swoje samooceny. Budują świadomości mocnych stron i obszarów do rozwoju.
• Firma otrzymuje informację na temat mocnych i słabych stron menedżerów.
• Wyniki badań stanowią baza do zaplanowania adekwatnych działań rozwojowych gwarantujących zmianę na poziomie świadomości, postaw i zachowań.

Przebieg Procesu Ocena 360°:

KROK 1:

Projektowanie procesu oceny 360°

• Ustalenie harmonogramu przebiegu procesu oceny 360° w organizacji (ilość osób objętych projektem, terminy realizacji poszczególnych etapów).

KROK 2:

Komunikacja procesu oceny

• Przygotowanie listu przewodniego skierowanego do wszystkich osób zaangażowanych w projekt, który będzie zawierał krótkie przedstawienie idei projektu, wynikającego z niego korzyści i harmonogram działań lub spotkania online z osobami ocenianymi oraz oceniającymi (w sumie 2 spotkania)
  Spotkania przed rozpoczęciem procesu (1 spotkanie online z osobami, których będzie dotyczyła ocena, oraz 1 spotkanie online z respondentami) mają na celu zadbanie o jak najwyższą frekwencję, wyjaśnienie natury i celu badania oraz przedstawienie przykładowych zestawień zawartych we wzorze raportu. Dzięki temu zostaną uspokojone nastroje dotyczące poufności procesu.

KROK 3:

Obliczanie wyników i przygotowanie raportów indywidualnych

• Na podstawie wyników wygenerowane zostaną indywidualne raporty (w formie PDF) przedstawiające:
  • Samoocenę badanego;
  • Ocenę przełożonych, współpracowników i podwładnych w kontekście każdej z badanych kompetencji;
  • Oceny uzyskane od podwładnych i współpracowników zostaną uśrednione co pozwoli zachować poufność indywidualnych ocen i wpłynie korzystnie na rzetelność udzielanych informacji;
  • Szczegółowe informacje – jakie działania, zachowania ocenianego wpłynęły na uzyskane oceny;
• Podsumowanie ocen.

KROK 4:

Przekazanie indywidualnych informacji zwrotnych

• Sesja informacji zwrotnej to domknięcie procesu. Podczas spotkania z Senior Konsultantem omawiane są wyniki oraz wnioski z nich wynikające.
• Konsultant pracując technikami coachingowymi zachęca Uczestnika do własnych refleksji na temat wyników oraz do sformułowania indywidualnego planu działań rozwojowych dla jednego lub max. Dwóch wybranych obszarów. Ten etap jest jednym z kluczowych elementów badania 360 stopni.
• Podsumowanie procesu u Klienta.

Kwestionariusz do Oceny 360°

W przypadku niniejszego badania rekomendujemy wykorzystanie gotowego narzędzia certyfikowanego My View 360.

W tym przypadku, gdy chcecie Państwo zbadać kompetencje w linii współpracowników proponujemy zbadać następujące kompetencje menedżerskie w następujących obszarach:

1. Skuteczność interpersonalna – Ludzie
   1. Komunikacja
   2. Współpraca
2. Lider w zespole – Zespół
   1. Przywództwo i wywieranie wpływu
   2. Motywowanie pracowników
   3. Rozwijanie pracowników
3. Zarządzanie zadaniami – Zadania
   1. Planowanie i organizacja
   2. Delegowanie i monitorowanie celów
   3. Rozwiązywanie problemów
4. Przeprowadzanie przez zmianę – Zmiana
   1. Zgodność słów i czynów
   2. Elastyczność

Dodatkowo w przygotowanym dla Państwa kwestionariuszu znajdą się pytania otwarte, które umożliwią osobom oceniającym, przekazanie dodatkowych sugestii dotyczących pełnionej przez Ocenianego roli w organizacji, poziomu skuteczności podejmowanych przez niego działań oraz wskazówek do rozwoju w pracy z zespołem. Tego rodzaju pytania stwarzają możliwość przekazania informacji, o których trudno z różnych powodów jest rozmawiać w bezpośrednim kontakcie. Pytania są anonimowe.

Korzystając z tego narzędzia nie ponosicie Państwo dodatkowych kosztów związanych z budowaniem nowego badania.

Gromadzenie i przetwarzanie danych:

• Nasza firma posługuje się sprawdzonym i ciągle udoskonalanym, elastycznym, systemem informatycznym służącym do gromadzenia i przetwarzania danych Oceny 360° My View.
• Etap przygotowania badania rozpoczyna się od ustalenia listy osób („Drzewo relacji”) – określane są grupy respondentów (Przełożony, Podwładni, Współpracownicy, Samoocena).
• Uczestnik Oceny 360° lub Dział Personalny wskazuje listę osób, z którymi Oceniany bezpośrednio współpracuje. Opcjonalnie w razie takiej potrzeby Pracownicy dedykowani z Państwa strony jako osoby „opiekujące” się projektem, mogą wybrać losowo współpracowników, którzy będą ostatecznie udzielali informacji zwrotnej w postaci oceny 360.
  
• Po sporządzeniu ostatecznych list Uczestników Oceny 360° (np. dokument w formacie EXCEL) i przesłaniu ich do naszej Firmy, wszyscy wskazani Pracownicy otrzymają zaproszenie do udziału w projekcie.
  
• Na podstawie wspomnianej listy system generuje odpowiednią wiadomość e-mailową i wysyła ją do osób przekazujących informację. Każda z tych osób używa swojego adresu e-mail jako loginu i hasło do strony WWW, na której może wypełnić kwestionariusz Informacji Zwrotnej 360°. Dostępność przez przeglądarkę jest korzyścią w przypadku Klientów, którzy nie mają jednej platformy (Intranetu), dla wszystkich spółek czy oddziałów. W połowie terminu wypełniania kwestionariuszy, ustalonego z Klientem, Respondenci, którzy jeszcze nie zdążyli wypełnić kwestionariuszy, otrzymają przypomnienie (ilość przypomnień jest dowolna, ale powinna być ustalona podczas prac projektowych). Po upływie określonego terminu, w ciągu którego Uczestnicy powinni wypełnić kwestionariusze system automatycznie zamyka możliwość wprowadzania danych, a dane wprowadzone przed upływem terminu są agregowane, a następnie przekazywane aplikacji odpowiadającej za automatyczne generowanie raportów. Przez cały okres wypełniania ankiet, nasza firma zapewni wsparcie techniczne dla Respondentów.
  
• Dane zgromadzone w bazie danych systemu pozostają w niej przez ustalony z Klientem okres i mogą służyć do porównań z wynikami przyszłych projektów Informacji Zwrotnej 360°. Dane znajdują się fizycznie na serwerach MyView, są jednak wyłączną własnością Klienta i na jego życzenie mogą być w każdej chwili usunięte.

Przygotowanie raportów indywidualnych:

Raport generowany jest w formie dokumentów PDF, a następnie wysyłany (lub przekazywany przez konsultantów / osoby udzielające feedbacku) do osób odbierających Informację Zwrotną.
Termin i sposób przekazania raportów indywidualnych przez Konsultantów będzie ustalony z Klientem.

Proponowany przez nas wzór raportu najczęściej zawiera następujące części:

• Strona tytułowa zaprojektowana po konsultacji z Klientem.
• Wstęp na temat celu projektu
• Wyjaśnienie jak należy czytać wykresy i cały raport.
• Zestawienie samooceny w kontekście poszczególnych kompetencji.
• Zestawienie kompetencji w perspektywie Ja-Inni.
• Zestawienia wyników Ocenianego w obszarze poszczególnych zachowań w ramach jednej kompetencji z ujęciem różnych perspektyw (np. przełożony, współpracownicy, podwładni).
• Wskazanie najniżej i najwyżej ocenionych zachowań, kompetencji.
• Komentarze do pytań otwartych.
• Plan rozwoju.

Oceny poszczególnych grup Respondentów, np. współpracowników są uśrednione, co pozwala zachować poufność ich ocen. Takie podejście zwiększy komfort osób oceniających i wpłynie na większą rzetelność udzielanych informacji.

Przeprowadzenie rozmowy rozwojowej:

Raport, obejmujący podsumowanie informacji zwrotnej, stanowi potencjalnie wielką wartość rozwojową, dlatego w ostatnim etapie projektu staramy się stworzyć Uczestnikom jak największą szansę efektywnego wykorzystania informacji, które otrzymali. Na tym etapie proponujemy Państwu indywidualne spotkanie Ocenianego z naszym Konsultantem.

Spotkanie indywidualne będzie miało na celu:

• Omówienie otrzymanych wyników,
• Określenie mocnych stron oraz obszarów wymagających dalszego wzmocnienia,
• Ustalenie celów zawodowych ważnych dla Ocenianego, a rozwijających jego potencjał zawodowy -zdefiniowanie sposobów wzmacniania kompetencji i umiejętności menedżerskich.
• Ustalenie planu rozwojowego.
• Ustalenie etapów osiągania celów rozwojowych i określenie ich w czasie.

Czas trwania rozmów rozwojowych będzie uzależniony od indywidualnych potrzeb konkretnej osoby oraz potrzeb zgłoszonych przez organizację. Zazwyczaj spotkanie rozwojowe trwa ok. 90 minut.

Podsumowanie procesu:

Po zakończeniu feedbacku, konsultant spotka się z Zamawiającym (spotkanie online) w celu umówienia I interpretacji wyników badania. Zwykle towarzyszy temu dyskusja na temat poszczególnych obszarów oraz dalszych planów rozwojowych rekomendowanych dla Uczestnika.

Środki ochrony informatycznej:

System posiada zabezpieczanie przed próbą automatycznego przełamania zabezpieczenia hasłem (brute force) przez osobę niepowołaną. Realizuje to w następujący sposób:

• Pierwsza próba nieudanego logowania – brak reakcji Systemu.
• Druga próba nieudanego logowania – brak reakcji Systemu.
• Trzecia próba nieudanego logowania – 5 minutowa blokada konta.
• Czwarta próba nieudanego logowania – stała blokada konta.

Dodatkowo, w chwili zmiany hasła oraz przy pierwszym logowaniu, system wymusza, aby hasło spełniało wszystkie poniższe warunki:

• Posiadało min. 8 znaków.
• Posiadało małe i wielkie litery.
• Posiadało cyfry lub znaki specjalne.
• Nie pozwala na ustanowienie nowego hasła, które byłoby identyczne z dotychczasowym.

Logowanie do systemu odbywa się po zabezpieczonym protokole SSL, zapewniającym poufność i integralność transmisji danych.